Die Entwicklung einer Smart City-Strategie lässt sich in neun Phasen gliedern:
1. Sensibilisierungsphase
Die Sensibilierungsphase kann als Vorprojektphase betrachtet werden. Auch wenn noch kein konkreter Schritt Richtung Smart City gemacht wurde, gibt es bereits umweltrelevante Massnahmen aus anderen Programmen wie zum Beispiel Energiestadt. Oder zumindest eine Sensibilisierung von Bevölkerung und Stakeholdern für Umweltmassnahmen. In der Schweiz ist das Bewusstsein vieler Menschen für Klimaschutz und die Abkehr von fossilen Energien hoch ausgeprägt – eine ideale Voraussetzung für Smart City-Programme.
2. Initiierungs- oder Aktivierungsphase
In der Initiierungs- oder Aktivierungsphase wird mindestens eine von vier Schlüsselgruppen aktiv.
Diese vier Schlüsselgruppen sind die Stadtbehörden und die politischen Parteien, Unternehmen mit hoher umwelttechnischer Kompetenz und Verantwortungsbereitschaft, die Bürgerinnen und Bürger sowie externe Stimulatoren. Dies können Behörden auf Kantons- oder Bundesebene sein, die mit Gesetzen und Subventionen für einen umweltorientierten Anreiz sorgen.
Wesentlich ist, dass die oberste Führungsebene der Stadt (Stadtpräsident, Gemeinde- oder Stadtrat) den Prozess unterstützt und konsequent dahintersteht.
Die Aktivierungsphase bietet einen idealen Zeitpunkt, eine Social Community-Plattform zu initiieren und in Betrieb zu nehmen.
3. Vision und Strategie
Um eine Smart City voranzutreiben, braucht es eine Vision und eine Gesamtstrategie. Die Vision kann in einem ersten Schritt durch führende Köpfe der städtischen Behörden (Politik, Verwaltung) formuliert werden. Danach folgt die Formulierung einer Strategie: Wichtig sind eine offene Atmosphäre und die Bereitschaft der Stakeholder, einen substanziellen Beitrag zu leisten. Alle Partner bringen den denkbaren Nutzen, aber auch mögliche Risiken von Smart City-Projekten in die Strategieformulierung ein. Ein Runder Tisch mit externer Moderation sorgt für einen inspirierenden Team-Spirit und ermutigt die Teilnehmenden, ihre Ideen einzubringen.
Parallel zur Smart City-Strategie sollte eine Digitalstrategie formuliert werden, welche die Handlungsfelder der digitalen Entwicklung umreisst.
Hilfreich ist die Einsetzung einer Smart City-Projektleitung, die gut in der Top-Entscheidungsebene der Stadt oder Gemeinde verankert ist.
4. Konzept- oder Planungsphase
In der Konzept- oder Planungsphase geht die Strategieformulierung in einen Teambildungsprozess über: Nun wird mit externer Moderation ein Massnahmenkatalog zur Umsetzung der vielfältigen Smart City-Projekte erarbeitet und vereinbart.
Lange Zeit lag bei Smart City-Projekten die Priorität auf der technischen Planung und Umsetzung. Zunehmend setzt sich das Verständnis durch, dass der Mensch der entscheidende Faktor ist. Der Runde Tisch aus der Strategiebildung wird fortgesetzt und das Projektdesign entwickelt: Dazu gehören die Rechte und Pflichten eines jeden Projektpartners sowie ein gemeinsam vereinbarter Ablaufprozess. Wichtig ist ein Einbezug der Bevölkerung durch Interviews, Fokusgespräche und Arbeitsgruppen – damit die formulierten Massnahmen breit abgestützt sind.
Die Projektpartner formulieren quantitative und qualitative Ziele, die später mit einem Monitoring überwacht werden können.
5. Feinabstimmungsphase
Nach Konzeption und Planung folgt die Feinabstimmung. Es empfiehlt sich, einen Masterplan für das Stakeholder-Involvement unmittelbar bzw. fast zeitgleich mit der technischen Planung zu entwickeln: Der Einbezug der Betroffenen ist ein Schlüsselfaktor für die erfolgreiche Umsetzung eines Smart City-Projektes. Daher ist es sinnvoll, das Stakeholder-Involvement in der Feinabstimmungsphase parallel zur technischen Planung zu entwickeln – dies wiederum durch eine externe Moderation mit Kommunikationserfahrung.
6. Umsetzung mit Social Community-Plattform
Der Stakeholder-Masterplan wird nun mit den technischen bzw. baulichen Massnahmen abgestimmt und umgesetzt. Spätestens zu diesem Zeitpunkt sollte eine Social Community- Plattform lanciert werden: Sie dient als Ideenbörse und zum Austausch von Meinungen und Erfahrungen zu Smart City-Projekten. Es ist sinnvoll, dazu auch Social Media-Kanäle zu nutzen: Bilder, Videos und thematische Gruppen fördern Interaktionen und Diskussionen, was Smart City-Projekte voranbringt.
7. Evaluationsphase (Monitoring und Controlling)
In der Evaluationsphase werden gewonnene Erfahrungen und Lernschritte sowie mögliche Verbesserungen ausgewertet und dokumentiert. Die Social Community-Plattform wird weiterentwickelt. Ein spezifisches Monitoring-Tool dient dabei als Steuerungs- und Controlling-Instrument: Die formulierten qualitativen und quantitativen Ziele werden durch Indikatoren ergänzt und regelmässig überprüft. Das Monitoring erleichtert den Vergleich mit anderen Städten und Gemeinden – und dient als Ansporn, Smart City-Projekte laufend zu optimieren.
8. Verbreitungsphase
Die Weitergabe von gewonnenen Erkenntnissen und Smart City-Erfahrungen erfolgt in der Verbreitungsphase. Im Idealfall haben die «nachahmenden» Städte und Gemeinden bereits mit der Strategieformulierung begonnen und ein Social Community-Portal in Betrieb genommen.
9. Externe Unterstützung
Erfahrungen aus den bisherigen Smart City-Projekten zeigen: Wichtig für den Erfolg ist ein externer Moderator, der den Prozess kennt und die Stakeholder in verschiedenen Settings zusammenbringt. Er achtet etwa in der Strategieformulierung darauf, dass alle Hoffnungen und Ängste zu Smart City-Projekten offen auf den Tisch gelegt werden. Und er sorgt in der Feinabstimmungsphase für den Einbezug der Betroffenen.
Um interessierten Städten und Gemeinden den Zugang zu Smart City-Projekten zu erleichtern bietet consign folgende Unterstützungsangebote an:
• Einen «Smart City-Check» für die Aktivierungs- oder Strategieformulierungsphase
• Ein «Smart City Projektdesign» für die Planungsphase.
• Das Produkt «Stakeholder-Involvement»: Es kommt idealerweise während der Feinabstimmungsphase zum Einsatz und sorgt gemeinsam mit dem Social Community-Portal für eine hohe Zustimmung zum Projekt; es bildet damit eine wesentliche Basis für den Erfolg von Smart City in der Öffentlichkeit.
Stakeholder-Involvement und die Förderung des «Smart City-Bewusstseins» müssen in der Evaluierungsphase mit derselben Aufmerksamkeit dokumentiert werden wie Erkenntnisse aus den technischen Umsetzungsmassnahmen. Damit ist gewährleistet, dass diese Erfahrungen im vollen Ausmass «nachahmenden» Städten und Gemeinden zugutekommen.
Früher wurden Bewusstseinbildung und Stakeholder-Involvement als Zusatzaufgabe zu den technischen Massnahmen eines Smart City-Prozesses betrachtet. Die praktischen Erfahrungen aus einer Vielzahl von bedeutenden Smart City-Projekten belegt, dass Smart City wesentlich mehr ist als das Ergebnis technischer Innovationen: Es ist ein sozialpolitisches Projekt, das sich über mehr oder weniger ähnliche Prozessschritte entwickelt – unabhängig vom Ort, wo der Prozess stattfindet.
