Das Outsourcing von zentralen Kommunikationsaktivitäten kann KMU zu einem erfolgreichen Markenauftritt verhelfen. Ein klares Branding und eine gute Unternehmenskommunikation spielen für die Kundenbindung eine entscheidende Rolle. Wir verraten, auf was bei der Wahl einer Kommunikationsagentur zu achten ist.
Die öffentliche Wahrnehmung eines Unternehmens ist in vielen Branchen ein zentrales Erfolgskriterium. Auf Image und Reputation einer Firma achten nicht nur potenzielle Kundinnen und Kunden, auch im Arbeitnehmermarkt bringt ein überzeugender Markenauftritt Vorteile mit sich. Die externen Anspruchsgruppen eines KMU erwarten eine proaktive, konsistente und glaubwürdige Kommunikation. Dazu gehört eine einzigartige Unternehmensidentität (Corporate Identity), die sich im Verhalten, dem visuellen Auftritt und der Beziehung einer Firma zur Öffentlichkeit widerspiegelt. Sie legt die Basis für einen starken Markenauftritt.
In der praktischen Umsetzung bedeutet dies einen grossen Aufwand für die Kommunikationsverantwortlichen eines KMU: Mit der Webseite, den sozialen Medien, dem Unternehmensblog, Onlinemedien, Broschüren oder Newsletters stehen ihnen vielseitige Möglichkeiten der Kundenkommunikation zur Auswahl. Besonders für kleine Teams bleibt es eine Herausforderung, die Unternehmenskommunikation stetig, zielgruppengerecht und strategisch zu gestalten. Die Folge: Ein Dschungel aus verschiedenen Schriftarten und Farben, unregelmässige Social-Media-Posts, schlechte Kenntnisse der Zielgruppen und eine chaotische Webseite. Ein Zustand, der weder für die Reputation noch für die Kundenakquisition Erfolg verspricht.
Unterstützung bei der Unternehmenskommunikation: Outsourcing an eine Agentur
Das gezielte Outsourcing wichtiger Kommunikationsaktivitäten bietet einem KMU die Möglichkeit, bei begrenzten Ressourcen professionelle Unterstützung in Anspruch zu nehmen. Eine sinnvolle Lösung bietet sich mit einer Agentur für Branding, Unternehmenskommunikation und Public Relations. Eine entsprechende Agentur bietet je nach Bedarf punktuelle Unterstützung bei einer projektbezogenen Zusammenarbeit – oder sie steht für eine längerfristige Partnerschaft an der Seite des KMU. Das Leistungsspektrum von Kommunikationsagenturen ist vielseitig: Je nach Grösse und strategischer Ausrichtung kann sich eine Agentur beispielsweise auf unterschiedliche Aspekte der Unternehmenskommunikation wie Branding, Werbung oder Fundraising fokussieren. Bei der Suche nach einem passenden Kommunikationspartner ist es daher wichtig, sich im Vorfeld mit den Kompetenzen und Angeboten verschiedener Agenturen vertraut zu machen und die eigenen Bedürfnisse in einem gut strukturierten Briefing festzuhalten.
Was machen Kommunikationsagenturen?
Eine Kommunikationsagentur übernimmt für ihre Kundinnen und Kunden Aufträge im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit, der Markenentwicklung oder des Content Marketings. Sie führt Unternehmen beim Aufbau einer Unternehmensidentität und unterstützt bei den verschiedensten Massnahmen zur erfolgreichen Implementierung der Corporate Identity. Zu den wichtigsten Tätigkeitsbereichen einer Kommunikationsagentur zählen:
- Begleiten und Leiten von Identitäts- und Rebrandinprozessen: Von der kompletten strategischen Neuausrichtung bis zur Überarbeitung des Markenauftritts eines Unternehmens.
- Durchführen und Leiten von Workshops zur Entwicklung von Vision, Mission und Kernwerten.
- Unterstützung und Umsetzung von Inbound-Marketing-Kampagnen für die zielgerichtete Kundengewinnung.
- Gestaltung, Redesign und inhaltliche Überarbeitung von Webseiten nach SEO-Richtlinien.
- Gestaltung oder Überarbeitung von grafischen Produkten für Print und Web.
- Erstellen und Umsetzen von Content-Strategien sowie Content-Erstellung für Web- und Printanwendungen.
- Konzepte und Postings für Social-Media-Kanäle.
- Erstellen und Versenden von Medienmitteilungen.
Sechs wichtige Eigenschaften einer Kommunikationsagentur
Entscheidend für eine erfolgreiche Zusammenarbeit ist die sorgfältige Wahl der passenden Branding- und Kommunikationsagentur. Das Angebot der Agentur muss mit den gesuchten Kompetenzen des KMU übereinstimmen. Nur wenn Auftragnehmende und Auftraggebende am gleichen Strang ziehen, ist es möglich, Projekte erfolgreich umzusetzen. Führungspersonen und Marketingverantwortliche sollten daher sicherstellen, dass die eingeladenen Agenturen gewisse Grundbedingungen erfüllen:
1) Eine breite Leistungspalette
Die zentrale Voraussetzung für eine erfolgreiche Zusammenarbeit sind die fachlichen Kompetenzen der Agentur: Eine ganzheitliche Herangehensweise ist ebenso wichtig wie eine hohe Fachkompetenz in den zentralen Bereichen der Unternehmenskommunikation:
- Unternehmensentwicklung und Strategieberatung
Der Aufbau einer starken Corporate Identity ist die Basis für weitere Kommunikations- und Brandingaktivitäten. Basierend auf einer klaren Vision, Mission und gut verankerten Werten lässt sich eine zielführende Unternehmensstrategie entwickeln. - Grafische Kompetenzen für den optimalen visuellen Auftritt
Professionelle Grafikarbeit orientiert sich an den Vorgaben des Corporate-Design-Manuals und setzt das Design von digitalen und Printprodukten ansprechend, hochwertig und kundengerecht um. Eine Agentur mit einer Inhouse-Grafikabteilung kann effizienter arbeiten und versteht es, die implizite und die explizite Aussagekraft von Bildern und Grafiken richtig einzusetzen. - Adaptierte und professionelle Content-Erstellung
Kommunikation kennt viele Facetten: Sie ist Geschäftsbrief, Medienmitteilung, Blogbeitrag, Jahresbericht, Tag der offenen Tür oder das Gespräch eines Verkaufsberaters mit seinem Kunden. Eine professionelle Kommunikation plant langfristig, setzt klare Ziele, erzählt Geschichten (Storytelling) und kennt eine strategische Ausrichtung. Eine Agentur unterstützt ihre Kundinnen und Kunden en bei der sorgfältigen Auswahl, Gestaltung und Bewirtschaftung der richtigen Medien und Kommunikationsbotschaften. - Fokus auf Inbound Marketing und SEO-Wissen
Inbound Marketing zielt auf eine unaufdringliche Kundenansprache ab: Dank einer suchmaschinenoptimierten Webseite, hochwertigem Content und strategisch geplanter Kommunikation entsteht die erste Kontaktaufnahme von der Kundenseite her. Inbound Marketing begleitet Website-Besucher und -Besucherinnen über verschiedene Entscheidungsphasen hinweg und entwickelt sie zu Käuferinnen, Käufern und Promotoren weiter. - Strategieentwicklung und Bewirtschaftungskompetenz Social Media
Soziale Medien sind aus der heutigen Unternehmenskommunikation nicht mehr wegzudenken. Besonders für kleine Unternehmen und NPO stellen sie eine kostengünstige Ergänzung zu klassischen Kommunikations- und Marketingkanälen dar. Mit der Unterstützung einer Agentur lässt sich der Social-Media-Auftritt strategisch planen und zielführend umsetzen.
2) Referenzen
Ob eine Agentur zu einem Unternehmen passt, lässt sich oft mit einem Blick auf die Referenzen erkennen. Jede professionelle Branding- und Kommunikationsagentur präsentiert mindestens einen Ausschnitt ihrer bisherigen Projekte auf ihrer Webseite. KMU gewinnen so einen ersten Eindruck zur Arbeitsweise, zu den Leistungsangeboten und zum Erfahrungsschatz einer Agentur.
Finden sich unter den Referenzen Firmen aus ähnlichen Branchen, mit einer vergleichbaren Grösse oder mit einer verwandten Aufgabenstellung, so spricht dies für eine Zusammenarbeit mit der entsprechenden Agentur.
3) Strukturierte Vorgehensweise und individuelle Wünsche
Damit ein Projekt fristgerecht und erfolgreich umgesetzt werden kann, ist ein klarer Arbeitsprozess mit definierten Teiletappen notwendig. Informieren Sie sich bei möglichen Kommunikationspartnern nach der Vorgehensweise: Wie werden Identitätsprozesse gestaltet, wie Branding-Ziele erarbeitet? Welche Etappen stehen auf dem Weg zum Rebranding an? Werden Feedbackrunden einberechnet? Nimmt sich eine Agentur Zeit, Fragen zu klären und zu beantworten? Je nach Auftrag kann sich die Zusammenarbeit über einige Wochen bis hin zu mehreren Jahren ziehen. Ein gut strukturierter und transparenter Projektplan hilft allen Beteiligten, Termine einzuhalten und die vereinbarten Aufgaben erfolgreich abzuschliessen.
Neben einer guten Planung ist es ebenso wichtig, dass sich eine Agentur flexibel und individuell an die Bedürfnisse eines bestimmten Unternehmens anpasst. Der «One size fits all»-Ansatz ist in der Welt der Unternehmenskommunikation fehl am Platz. Vergewissern Sie sich, dass Ihre möglichen Agenturpartner individuelle Wünsche berücksichtigen und bereit sind, ihr Handeln flexibel anzupassen.
4) Übersichtliche Offerte
Neben den fachlichen Leistungen müssen sich Auftragnehmende und Auftraggebende auch auf finanzieller Ebene finden. Die gelieferte Offerte hat sämtliche im Briefing gestellten Aufgaben abzubilden und die offerierten Leistungen übersichtlich darzustellen. Es sollte klar werden, wie Leistungen erbracht und abgerechnet werden, wo die Grenze zwischen inkludiertem und Zusatzaufwand liegt und wie bei unvorhersehbaren Änderungen vorgegangen wird. Eine vertrauenswürdige Kommunikationsagentur kommuniziert ihre Vorgehensweise transparent und ist bemüht, stets eine zufriedenstellende Lösung für alle Parteien zu finden.
5) Standort
Selbst wenn ein Grossteil der Zusammenarbeit virtuell bzw. mit Online-Meetings ablaufen wird, erfordern besonders die aufwendigen Identitätsbildungs- und Brandingprozesse gemeinsame physische Workshops und offene Diskussionen. Befindet sich Ihr Kommunikationsbüro in der Nähe, so lassen sich Fahrwege verkürzen und die Terminfindung deutlich vereinfachen.
6) Chemie und Bauchgefühl
Neben analytischen und fachlichen Kriterien ist auch das Bauchgefühl bei der Wahl einer passenden Agentur entscheidend. Besonders wenn eine längerfristige Zusammenarbeit angestrebt wird, sollte die Chemie zwischen der Agentur und dem auftraggebenden Unternehmen stimmen. Ein persönliches Gespräch mit den Agenturverantwortlichen hilft, gegenseitige Sympathien zu entwickeln, zielführende Vorgehensweisen zu besprechen und einen ersten Eindruck der Arbeitsweise der Kommunikationsagentur zu erhalten. Wenn Sie sich bei einer Agentur gut beraten und aufgehoben zu fühlen, ist dies ein guter Start für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.
Fazit: Dank Outsourcing erfolgreich kommunizieren
Durch gezieltes Outsourcing zentraler Kommunikationsaktivitäten kann sich ein Unternehmen erfolgreich positionieren, die Kundenakquisition und -loyalität steigern und damit den Geschäftserfolg positiv beeinflussen. Durch die Übertragung wichtiger Kommunikationsaufgaben werden die internen Fachleute entlastet, und das KMU gewinnt einen kompetenten Partner für die Unternehmenskommunikation.
Damit die Zusammenarbeit mit einer Agentur für Branding und Kommunikation von Beginn an erfolgreich verläuft, empfiehlt sich ein strategisch geplantes Vorgehen. Unabhängig von der Art und Dauer eines Auftrags ist es wichtig, dass ein KMU die gewählte Agentur sorgfältig prüft und auswählt. Dank einem klaren Kriterienraster, einem guten Agenturbriefing und einer offenen Kommunikation steigt die Wahrscheinlichkeit einer vertrauensvollen Partnerschaft – dem Unternehmenserfolg steht nichts mehr im Weg.
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